7 Cara Untuk Mengelola Email Anda

Jika Anda adalah seseorang seperti saya yang sedang online 15 jam sehari, maka saya yakin Anda memahami pentingnya email dan selalu berburu cara untuk mengelola lebih baik. Ini tidak akan berlebihan jika saya mengatakan bahwa hari ini, email adalah cara kedua yang paling umum untuk berkomunikasi setelah telepon. Dan saya yakin itu akan melampaui segera karena saya sudah bisa melihat orang menggunakan ponsel mereka untuk mengirim email pada kenyataannya.

Oleh karena itu hari ini saya memutuskan untuk daftar 7 cara sederhana untuk mengelola email Anda dan meningkatkan produktivitas Anda ketika berhadapan dengan kotak masuk Anda. Ini adalah metode yang saya telah mengikuti dan mereka telah banyak membantu saya. Sebelum saya mulai, saya ingin menyebutkan bahwa cara-cara ini hanya untuk mereka yang mendapatkan kurang dari 300 sampai 400 email (tidak termasuk spam) sehari. Jika Anda mendapatkan lebih banyak, maka saya sangat menyarankan Anda untuk segera mempekerjakan orang lain seperti asisten virtual , untuk mengelola email Anda.

Selama sisa Anda, di sini adalah cara untuk mengelola email Anda seperti seorang ahli:

1. Mengatur kerangka waktu: ini sangat penting, mudah untuk kehilangan jejak waktu saat memeriksa mail Anda. Di antara menghapus dan membalas, Anda hanya kehilangan jejak waktu dan menemukan kemudian bahwa 4 jam telah berlalu. Anda mungkin dapat menetapkan 3 slot dari 20-30 menit, selama waktu yang berbeda, untuk periksa email Anda. Gunakan pengingat waktu lain atau alat-alat pelacakan untuk melacak waktu Anda.

2. Gunakan Gmail: Jika Anda menggunakan email berbasis web yang berbeda maka buang waktu dalam beralih ke Gmail . Ini akan membuat Anda jauh lebih produktif. Anda juga bisa beralih ke Gmail tanpa mengubah alamat email asli Anda, yang mungkin disukai. Berikut adalah artikel yang menjelaskan bagaimana melakukannya.

Saya menganjurkan penggunaan Gmail, bukan sebagai penggemar mati-keras Gmail, namun sebagai seseorang yang telah mencoba berbagai email klien dalam 5 tahun terakhir dan menemukan bahwa tidak ada yang lain membandingkan. Ini memiliki beberapa fitur luar biasa termasuk filter dan cara pintas keyboard dan jika Anda menggunakan klien desktop seperti Outlook atau Thunderbird, maka Gmail juga menyediakan untuk IMAP akses yang membuat hidup lebih mudah.

3. Prioritaskan menggunakan Label / Folder: Sangat penting untuk membedakan surat penting dari yang penting. Jika Anda menggunakan Gmail, maka Anda dapat mengatur filter yang akan melakukan pekerjaan secara otomatis dengan menerapkan label atau re-routing mail yang masuk. Dalam semua klien email lain, ada folder yang dapat Anda gunakan untuk memprioritaskan email Anda juga. Anda dapat membuat folder bernama "teman", "Balas hari ini", dll dan ketika Anda membuka kotak masuk Anda, segera mulai menggeser mail ke folder masing-masing.

4. Jadilah Precise: Jadilah tepat dan to the point saat menjawab email. Anda bahkan bisa melewatkan 'Halo' dan 'Salam' jika Anda ingin, saya tidak berpikir orang akan pikiran itu. Pelajari untuk menggunakan satu kalimat efektif. Jika Anda menggunakan email berbasis web dan Firefox sebagai browser Anda, maka ada beberapa add-ons seperti Email Tempel yang membantu Anda untuk menyisipkan teks berulang dalam bentuk atau email dengan satu atau dua klik.

5. Hapus kejam: Anda dapat dengan mudah menyimpulkan dari baris subjek email jika itu layak dibaca. Jika tidak, menghapus tanpa berpikir dua kali. Jika Anda kendur, berpikir bahwa Anda mungkin akan membacanya nanti, maka percayalah padaku, email tersebut akan tetap ada sebagai belum dibaca sampai Anda akhirnya memutuskan untuk menyingkirkan dengan itu. Bertindak atas email pertama kali Anda melihatnya dengan baik menanggapi segera, menghapus, atau pengaturan sebagai tugas untuk mencapai pada waktu tertentu.

6. Jangan biarkan untuk hari berikutnya: Cobalah dan menyelesaikan membalas email dan kliring kotak masuk Anda dalam jangka waktu yang Anda memutuskan. Aku tahu, itu tidak selalu mungkin, terutama jika Anda mendapatkan lebih dari 100 email sehari, tetapi jika email masuk tertunda maka hari berikutnya menjadi jauh lebih sulit bagi Anda untuk menyaring kotak masuk Anda. Pikirkan kotak masuk Anda seperti bola salju, semakin menggelinding, semakin besar mendapat.

Tips untuk pengguna Outlook dari Jay: Jika Anda menerima email yang Anda ingin alamat besok, klik kanan di atasnya dan tarik ke pad tugas Anda. Anda kemudian dapat menetapkan tanggal jatuh tempo dan tingkat prioritas. Heck, Anda bahkan dapat menetapkan ke orang lain dalam tim Anda. Jika Anda terus-menerus melakukannya, Anda akan memiliki daftar tugas yang baik untuk bekerja dari kotak masuk dan bersih. Ini akan menghapus kotak masuk konstan penjelajahan yang Anda lakukan sekarang, bukan hanya kebiasaan yang tidak produktif tapi itu benar-benar frustasi. Jika itu sesuatu yang akan memakan waktu yang lama atau jika itu adalah tugas penting, tarik ke kalender Anda bukan dan benar-benar membuat janji dengan diri Anda untuk mendedikasikan waktu untuk itu.

7. Ganti sumber: Meskipun mencoba 6 langkah tersebut, jika Anda masih merasa sulit untuk mengelola email Anda, kemudian memeriksa sumber email dan mencoba untuk menggantinya dengan sesuatu yang lebih berguna. Sebagai contoh, jika Anda mendapatkan email ton dari formulir kontak di website Anda, kemudian mengidentifikasi perhatian utama yang pengunjung miliki dan kemudian mempublikasikan sesuatu pada website Anda yang akan membantu para pengunjung, sehingga membantu untuk menurunkan aliran email yang masuk Anda.

Email adalah alat yang hebat jika Anda belajar bagaimana untuk mengelolanya. Sayangnya kebanyakan orang dikelola oleh email mereka. Dapatkan di bawah kendali dengan menerapkan beberapa tips berikut ini. Jika Anda memiliki ide yang  tajam lainnya, mari kita tahu di komentar